在物业管理信息化中老旧小区存在的问题和改进建议

2021-04-05

摘要:物业管理工作涉及面广、传统人工管理方式成本太高。采用信息化管理,不仅仅提升了资源的共享利用率,更大大提高物业管理效率。本文简要阐述老旧小区物业管理中遇到的问题,并提出了相应的改进措施及建议,旨在为从业人员提供参考,从而提升老旧小区物业信息化建设水平。


关键词:物业信息化管理;老旧小区;信息化;应用


一、老旧小区物业管理的现状


1.基础设施设备落后


大部分小城市老小区都有20年以上的房龄,因为建造时间早,而且部分小区房屋质量较差,管道线路的规划已经不符合现在人民的生活需求,下水管道存在着堵塞,锈蚀等问题。公共活动空间缺失,许多老旧小区当时为了让更多的人能住上楼房,导致公共活动空间较小甚至没有,有的老旧小区甚至没有任何的绿化。而且在建房初期,并没有考虑到如今小区居民的停车问题,好多小区存在难停车、乱停车等问题。

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2.居住人群复杂


老旧小区居住人口构成呈现老龄化,租户化等特点。大部分老旧小区的住户都是上了年纪的老年人和经济条件不好的租户,因为租金便宜,大部分流动务工人员会首选这样的老旧小区,这对小区物业来说是一个棘手的问题,小区住户缺乏物业费用缴纳的意识,并且这些小区一般也没有成立业主委员会,更不会去协助物业去收缴物业费。


3.缺乏集体意识


老旧小区的住户普遍不太关心小区整体环境,对个别私搭乱建的行为睁一只眼闭一只眼,只要不是影响到自己利益的事情,一概视而不见,长此以往,会让这样的事情从个例走向普遍,最终让物业管理工作难上加难。


4.管理混乱


部分小区门禁形同虚设,任何人均可进入小区,小区居民家中被盗,自行车等代步工具频繁丢失等现象屡见不鲜,部分居民逼不得已直接把车子搬到家中。有的小区会组织退休人员驻守在大门口充当门卫,不过效果太差,如同聋子的耳朵。


5.服务质量差


物业管理服务是指业主通过选聘物业服务企业,由业主和物业服务企业按照物业服务合同约定,对房屋及配套的设施设备和相关场地进行维修、养护、管理,维护物业管理区域内的环境卫生和相关秩序的工作。由于老旧小区房屋的年久失修,人员构成复杂,好多物业管理人员也抱着当一天和尚敲一天钟的思想在混日子,并不能真正地为辖区居民做好服务[1]。


二、物业管理信息化发挥的作用


1.先进性管理


物业行业的管理系统和我们所认知的其他软件是不一样的,它是一整套管理策略,是从大量的中小型企业的管理模式和成功案例中总结出来的,通过信息化的推广就可将其管理的成功经验移植到自己的工作中来,提高了工作效率,提升了管理能力。


2.规范性管理


物业行业的管理系统可以更精确地将责任落实到人,每一个登录的ID都明确有自己的权限范畴,操作人员只能处理自己负责的业务,每一项操作都必须符合规定流程,环环相扣[2]。只要操作人员按照规章制度来执行,就可以高质量地执行物业管理的策略。


3.高效性管理


物业管理使得内容项目众多,资料涉及财务单据、经营范围、物业、业主、设备、商品资料、客户、合同,业务环节包括收费、合同变更、招商装修、维护、租赁投诉处理等,内容冗杂、数据杂乱、环节众多,给人们带来了巨大的工作量。通过信息化手段来管理物业服务,不仅能让各个岗位上的员工相互配合、相互监督,更能使业务处理的时间变短,管理数据的准确性得到提高,降低了管理成本,并能提供完整的統计数据,实现管理的高效严密,为经营者的决策提供及时可靠的依据,最大限度提高效能。


4.低成本管理


从微观上来讲,信息化为物业管理带来的效益就是人力成本的降低,越来越多的智能化设备的引入会大大减少物业对人工的需求,网络监控、智能门锁会替代大部分的人工巡查工作。从客观上来讲,信息化使物业管理更加规范化,程序化,减少了因人为因素带来的用工和物料成本,从而使物业管理的成本大幅降低。


三、老旧小区物业管理信息化面临的问题


1.政府的引导政策推进力度低


近几年随着房地产的快速发展,房价的进一步攀升,新建的小区住宅都配有专业的物业管理公司,特别是高价值的小区,他们的物业管理模式早已信息化,网络化。但是大部分老旧小区迟迟没有信息化,主要原因是早期规划建设的时候就没有预留这方面的资金,如果要大面积信息化需要政府在政策上的支持和资金上的扶持。


2.用户信息管理基础比较薄弱


物业管理的最终目的是为小区居民提供优质的服务,建立与居民之间和谐关系是提供优质服务的基础[3]。但是,在老旧小区,物业人员和居民之间的关系往往十分生疏,不管是老住户还是新租户都会让物业管理人员感到困难重重,加之老旧小区因为房租便宜,导致租户更换频率快,流动性大,这使得物业管理人员要面临缺少相关居民的详细信息或者信息陈旧的问题。


3.技术管理人才不足


对于老旧小区来说,物业管理信息化建设是一个新鲜事物。小区现有一些政策和管理方式都需要伴随着信息化而进行改变。大部分老旧小区的物业从业人员都在40岁以上,他们对计算机的运用和操作都存在不同程度的困难,这些物业服务公司因为待遇低,所以很难招到合适信息化的管理人员,从而让现有的物业人员产生一种混日子的思想,导致物业管理方式落后,不能满足现有居民的生活要求。


四、老旧小区物业管理信息化建设的措施


1.加强政府对老旧小区物业管理改造的支持力度


近些年,我们欣喜地看到从国家到地方都开始关注老旧小区管理上存在的问题,纷纷出台相关政策,鼓励地方政府对老旧小区的物业管理服务给予一定的财政补贴,提高老旧小区的住用安全。并且明确提出对于不具备市场化运作改造条件,且无产权单位或与原产权单位已脱离关系的老旧小区,实施政府主导推进。对具备市场化运作改造条件的老旧小区,积极探索实施市场运作改造。发挥业主自治作用,组织业主分摊资金自行改造[4]。但是由于政策落地时间过长,大部分老旧小区在物业管理信息化方面的改造还是停滞不前。针对此类现象,主管部门应大力推进改造进度,尽早使老旧小区管理实现信息化。


2.推广具有普惠性的改造方案


一般来说,信息化的改造有三种模式,即行业套件加少量开发、通用商用软件和大规模定制开发。这三种模式各有特点,对于老旧小区而言,同一地区的小区遇到的问题基本差不多,所以由政府主导,通过前期对本地区老旧小区进行调研,找出共性管理需求,再针对个别小区增加个性需求,这样采用行业套件加少量开发的模式更适合老旧小区物业管理信息化的改造,并且成本更低,更容易被推广。


3.做好信息化管理员的培训和后期服务工作


众所周知,大部分老旧小区管理人员年纪偏大,对计算机操作不熟练。前期需要对这部分人员进行统一的操作培训,尽量将物业管理软件设计的简洁明朗,方便物业管理人员的操作,同时开发出手机版本的App,让物业管理人员和小区居民通过App就可以正常地开展业务办理。针对后期使用过程中出现的问题,要及时进行反馈,必要的时候要上门对管理员进行指导。


五、结语


老旧小区物业管理信息化是一项系统而繁杂的工作,涉及的问题也很多,随着经济的快速发展,互联网技术的广泛应用,老旧小区的物业管理方式也必然会发生翻天覆地的改变,国家近些年通过在一些城市试点,积累了一些经验,即将全面推广改造,势必会让广大老百姓享受到更优质的物业服务。


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