浅谈物业管理企业的内部控制

2020-09-12

摘要:随着经济的发展和市场的不断完善,物业管理企业也面临着越来越大的竞争。传统管理思维下的物业管理企业并未注重内部控制,导致他们在竞争环境中面临着一系列的困境。文章首先剖析了物业管理企业内部控制的内容,以及注重内部控制的意义,并就物业管理企业如何强化内部控制提出了相应的建议和对策。

关键词:物业管理企业内部控制财务

一、物业管理企业内部控制概述

1.在经营发展过程中为了保证企业的财务报告具有可靠性,企业管理者通过报表信息了解到企业真实的经营状态,对企业的经营规范和财务状态进行了一系列相关程序的审查,被称为内部控制。除了这种狭义理解的内部控制,近几年,企业管理者对内部控制的概念进行了拓展,它包含企业为了最终目标的实现,在董事会和监事会的共同作用下,确保公司的资金安全以及财务报表信息的正确。内部控制工作支撑和保障了企业的生产和经营活动正常进行,为企业达成一系列的战略目标作出了巨大的贡献。


2.物业管理公司在发展过程中,也需要重视内部控制工作。物业管理公司的内部控制包含以下方面。首先是资金控制,这是财务控制的核心工作,资金控制主要的目标是对、企业资金的完整性和使用过程进行控制。其次是库存资源的控制,主要包含制定一系列的库存管理制度以及对库存物资的清点和监控,在管理方面做到权责统一。再次是对材料进行控制,主要是材料的采购动态监控,保障采购过程以及采购各个审核程序的规范性,实现采购过程的透明化管理。最后是对物业管理企业日常运营过程的控制,包含了主要的水电费支出,对各项管理支出费用方面的审核和控制。


3.经过几十年的发展,我国物业管理公司随着房地产行业的蓬勃发展,在市场经济环境下有了长足的进步。但是,物业管理公司和房地产公司一直保持了长久的合作,缺乏一定的独立运营。物业管理公司本身的内部制度和内部权利职责分配方面存在很多的问题。尤其是公司的内部控制问题未得到应有的重视,这限制了物业管理公司的发展,导致物业管理公司一直处于高成本低收益的困境中。随着时代的进步,越来越要求物业管理公司能够开展严谨的内部控制活动,保障企业在新常态经济下焕发新的活力。


二、内部控制在物业管理公司中发挥的作用

1.重视内部控制工作可以提高物业管理公司的竞争实力。物业管理企业是中国经济发展过程中出现的新型行业,随着房地产行业的发展,该行业也得到了迅猛的发展。但是物业管理企业在飞速发展中正在享受着行业红利,还未真正注意到企业内部的管理,很多传统的管理思维用来维护老小区,收费也存在很多不合理,物业管理企业整体的收益率仍然很低,甚至很多企业都存在着亏损的情况。物业管理企业之间竞争越来越强,想要在这种竞争中求得一席之位,就必须要重视企业的内部控制,强化内部控制,使得企业能够在竞争中谋求更多的生机。


2.内部控制工作可以保障物业管理企业的资金合理使用,提高资金使用效率,完成资金所要达到的目标。物业管理企业一旦进行内部控制,就需要在财务控制上面投入更多的资金和人力。充分重视财务控制在内部控制中的作用,对物业管理公司中每项资金计划进行动态追踪控制,并且根据上一次的资金使用情况调整下一次的资金预算计划。这不仅减少了企业内部的机会主义行为,也保障了资金计划的完成情况,提高了物业管理企业内部资金的使用效率。物业管理企业本身就存在着工作繁杂,支出项目多的情况,一旦进行财务控制,能够有效的提高资金使用效率。3.物业管理公司进行内部控制可以提高服务质量。中国经济已经进入新常态,企业之间不再仅仅依靠价格和规模进行竞争,更多的是要进行高质量的发展,提供更高质量的产品和服务来提高客户满意度。物业管理公司在这种时代特点下,既面临着不小的挑战,也是一种谋求发展的机遇。物业管理企业作为一种新型企业,更多的需要思考如何在新的市场中建立高标准,促进整个行业的高质量发展。在变化的市场中,保证自己的核心竞争力,并能够迎接外部的挑战,抓住业主的需求并准确分析市场。内部控制可以帮助企业在动态环境中坚守财务战略目标,以财务管理控制企业内部和外部建设,实现企业在新兴行业中的高质量稳定发展。


4.物业管理企业进行内部控制可以防范于未然,控制未来可能发生的不利风险。物业管理企业在进行内部控制之后,就能够控制公司的管理水平,在财务上能够保障信息的正确性,能够确保公司未来决策的准确性。此外,进行内部控制还能够防止坏账的产生,提前预计可能出现的财务风险,提高应收账款回收率。在提高资金使用率的同时,减小了物业管理公司库存成本,能够使得物业管理公司在竞争环境中谋求进一步的发展。


三、加强物业管理公司内部控制的对策

1.物业管理公司需要建立健康的内部控制制度。内部控制工作的开展需要强制性的制度作为保障,在公司内部需要建立一系列的规章制度和财务工作手册来为内部控制工作开展保驾护航,在规章制度中要明确财务工作的职责、各个财务岗位的规范以及财务管理的制度和规定。具体而言,物业管理公司需要对会计档案管理、财务预算编制的原则进行说明,明确管理费用的支出情况,规定公司备用金的使用规则、应收账款和固定资产的管理流程和工作细则,公司内部的货物管理和采购制度、发票管理和保存制度、内部审查和清查制度等。这一系列的工作是为公司财务支出留下痕迹,使得财务工作有条不紊且有迹可循。在进行财务管理的过程中,公司需要根据制定的规章制度进行分工管理,建立具体的工作日志和账单,使得企业的每一笔收入、支出和费用都能够找到一定的规范和依据。保障财务管理工作符合物业管理企业内部控制的需要。物业管理企业的内部控制制度建立是风险控制的前提,在一定程度上可以保障企业经营目标的实现。但是,在建立制度的过程中,管理者也应该明白,制度的建立并不是一蹴而就的工作,它需要在制定的过程中听取多方的意见,也需要在建立制度之后,随着落实的情况和时代的发展不断的完善。


2.切实提高财务控制工作者的工作技能和职业素养。财务工作者的素质高低决定了物业管理公司内部控制的整体水平。在进行财务工作者选择的过程中,不仅仅要注重财务人员的财务技能而且要注重财务工作者的职业素养,要选用一些德才兼备的工作人员。对于整个市场而言,物业管理行业并不是一个高利润的行业,所以物业管理工作人员的薪资水平也处于相对比较低的水平。这在社会招聘中并不能获得很大的优势,对于招聘者来说,高素质的人员是不愿意把物业管理行业作为自己的最佳选择。因此,物业管理公司在选择财务人员时,需要注重人员能力的可塑性,在把他们招入企业之后,进行必要的职业培训,保障员工能够在企业内部成长,成为企业的骨干。同时,企业在招聘的过程中需要加大宣传力度,保障企业对于财务人员的重视程度。还需要鼓励公司中的老员工带领新员工学习,能够利用绩效考核来保障员工工作的积极性和创造力,使得财务人员能够为内部控制目标服务。此外,公司内部要建立人才的梯队建设计划,保障优秀的员工能在企业内部得到重点培养和重点发展,保障企业财务人员的整体水平和优秀素质。


3.努力优化内部审计监督工作。很多物业管理公司都存在不重视监督的情况,一旦缺乏监督,就容易造成经营和管理风险,内部控制工作也难以达到想要的水平。因此,物业管理公司要对自身的观念进行更新,要在监督环节上面投入更多的精力和时间。在实际工作中,物业管理公司应该建立监督机制,强化各类财务流程规范性的审查,对于一些大型的资金项目应该设立专门的岗位由专业的人才进行跟踪监督。其次,物业管理公司应该做好内部监督工作,需要根据本公司的实际情况,与审计部门和外部监督机构形成监督小组,实施全方位的内部监督。物业管理公司在重要的时期有必要引入一些第三方的监督机构,提高内部监督的公平性和有效性。最后,物业管理公司主动接受监督,不仅仅是针对专门的监督部门,而且要接受小区内的业主的监督,对必要的信息公开,保障公众的知情权。


4.提高物业管理公司内部的交流和沟通效率。物业管理公司需要重新思考公司内部的沟通渠道问题,建立一个能够横向沟通、纵向沟通的信息网络。公司首先要注重与重要信息和重点工作部门的沟通,对于一些重要沟通过程需要进行记录和管理,保障日后能够查阅到相应的痕迹。此外,物业管理公司需要在公司内部召开定期的视频会议,对专项工作进行分析和讨论,并完善沟通的信息系统。对于信息传递工作成立一个专门的工作小组,负责团队内信息的传输和建设,减小信息中的杂音。再次,物业管理公司内部可以开发全新的办公系统,通过统一规范的系统信息管理和系统信息传输来保障信息传递的效率,也能起到信息保护的作用。物业管理公司应该在开发和维护信息系统方面投入更多的资金和人力支持,这是一个有利于长远目标实现的投资活动。最后,物业管理公司的管理人员也需要注重信息的传递和传输,要多方面倾听来自业务、管理层和顶层员工的声音,不能仅凭一方的意见做决定,提高决策的准确性。高质量的决策是物业管理公司发展的基础,而准确的信息是高质量决策的根本,因此,广泛听取意见,去除无效信息是实现内部控制的关键。


四、结语

物业管理企业进行内部控制是实现企业进一步发展的必然要求。物业管理公司需要建立健康的内部控制制度,要切实提高财务控制工作者的工作技能和职业素养,要努力优化内部审计监督工作,还需要提高物业管理公司内部的交流和沟通效率。只有做到这些工作,强化内部控制才能真正起到作用,才能利于物业管理公司的高质量发展。